دانشگاه پاسخ نمیدهد
ایمیل استعلام دیتافلو به نشانی عمومی دانشگاه میرود، در صندوقی که کسی مسئولش نیست میماند، و پس از چند بار تلاش مدرک با وضعیت «ناتمام» ثبت میشود. برای دانشگاههای علوم پزشکی ایران این شایعترین دلیل تأخیر است، بهویژه برای فارغالتحصیلان قبل از دیجیتالشدن بایگانیها.
پیشگیری ما: پیش از ثبت، واحد مسئول پاسخ به استعلامهای خارجی (معمولاً اداره امور فارغالتحصیلان یا معاونت آموزشی) و ایمیل رسمی آن را شناسایی میکنیم و همان نشانی را در پرونده وارد میکنیم. پس از ارسال استعلام، از سمت ایران پیگیری میکنیم که دریافت و پاسخ داده شده. اگر دانشگاه اصولاً به دیتافلو پاسخ نمیدهد، مسیر جایگزینِ قابل قبول (تأییدیه وزارت بهداشت یا سامانه تأیید مدارک) را از قبل فعال میکنیم.
نام یکسان نیست
پاسپورت Mohammad Reza میگوید، دانشنامه انگلیسی Mohammadreza و کارت نظام M. R.. نام خانوادگی در یک مدرک با «ی» پایانی و در دیگری بدون آن. برای مأمور تأیید اینها سه نفر متفاوتاند و نتیجه «مغایرت» است.
پیشگیری ما: همه نسخههای لاتین نام شما را در تمام مدارک فهرست میکنیم و املای پاسپورت را مرجع قرار میدهیم. برای هر اختلاف، پیش از ثبت، نامه «یکسان بودن شخص» از مرجع صادرکننده یا اظهارنامه رسمی تهیه میشود و در پرونده ضمیمه میشود، تا مأمور تأیید هنگام مقایسه، توضیح را همانجا ببیند.
فاصله در سابقه کار
بین دو محل کار یک سال بدون توضیح هست، یا طرح و سربازی و مرخصی زایمان در رزومه دیده نمیشود. نهاد مقصد برای عنوان شغلی درخواستی حداقل سابقه پیوسته میخواهد و هر بازه بدون سند، آن سابقه را کوتاه میکند.
پیشگیری ما: رزومه را با تاریخهای روز/ماه/سال بازسازی میکنیم و برای هر بازه — حتی طرح، دوره تعهد، سربازی یا وقفه شخصی — سند یا توضیح مکتوب میگذاریم. هدف این است که مجموع سابقه قابل تأیید از حداقلِ عنوان شغلی هدف بیشتر باشد؛ اگر نیست، پیش از ثبت به شما میگوییم که عنوان را تغییر دهید یا سابقه را کامل کنید.
نامه سابقه کار کافی نیست
نامه میگوید فلانی «از سال ۱۳۹۶ تا ۱۳۹۹ با این مرکز همکاری داشته». نه عنوان شغلی، نه تماموقت یا پارهوقت، نه روز و ماه، نه امضاکنندهای که بتوان با او تماس گرفت. یا تأیید نمیشود، یا تأیید میشود اما نهاد مقصد آن را برای عنوان شغلی درخواستی نمیپذیرد.
پیشگیری ما: برای هر محل کار یک نمونه نامه با همه عناصر لازم (عنوان دقیق، تاریخ کامل، وضعیت اشتغال، امضاکننده با تلفن و ایمیل رسمی) آماده میکنیم که واحد منابع انسانی فقط باید روی سربرگ تأیید کند. پیش از ارسال به دیتافلو، با امضاکننده تماس میگیریم که بداند استعلامی خواهد آمد.
مدرک منقضی یا فرم اشتباه
گواهی عدم سوءپیشینهای که شش ماهش گذشته؛ پروانهای که تمدید نشده؛ دانشنامه موقت بهجای دائم؛ فرم اجازهنامه با امضای مخفف و بدون تاریخ. هر یک از اینها پرونده را در همان روز اول برمیگرداند.
پیشگیری ما: زمانبندی درخواست مدارک کوتاهمدت را با زمان ثبت هماهنگ میکنیم (گواهی عدم سوءپیشینه آخر گرفته میشود، نه اول). چکلیست نهایی پیش از بارگذاری، تاریخ اعتبار و نوع هر مدرک و امضای فرمها را کنترل میکند.
بسته یا نهاد اشتباه
پرونده برای MOHAP ثبت شده ولی پیشنهاد کار از دبی آمده که DHA میخواهد. یا بسته «پرستار» انتخاب شده ولی عنوان شغلی هدف «پرستار متخصص» بوده. هزینه دیتافلو غیرقابل بازگشت است و نتیجه، پرونده جدید به قیمت کامل.
پیشگیری ما: در ارزیابی اولیه، نهاد مقصد و عنوان شغلی را با هم قطعی میکنیم — بر اساس جایی که واقعاً قصد کار دارید، نه جایی که «آسانتر» است. اگر بین دو کشور مردد هستید، بستهای را انتخاب میکنیم که مدارکش برای اشتراک گزارش با نهاد دوم کافی باشد.